Leadership Talks: Konflikte im Home-Office

Aurelia: Hi Ben

Ben:  Hallo Aurelia

Aurelia: Heute reden wir über Konflikte und Home Office. Wie geht es Dir im Home Office eigentlich?

Ben: Du, eigentlich ganz gut. Ich glaube als eher introvertierter Mensch, macht mir die Situation insbesondere nicht immer unter ArbeitsKollegen zu sein, weniger aus. Und zudem habe ich das Glück, ungestört arbeiten zu können. Von daher Und Dir Aurelia?

Aurelia: Es geht, ich bin eigentlich gar nicht Home Office Typ. Ich vermisse Menschen. Und merke selbst, dass ich irgendwie unruhiger bin. Ich habe auch das Gefühl, dass z.Z. alles schnell eskaliert. Und ja, auch in meinen Coaching-Gesprächen geht es zunehmend um Konflikte… Insbesondere Beziehungen, die vorher schon angespannt waren, scheinen jetzt noch schwieriger zu werden. Kannst du das bestätigen?

Ben: Ja, eindeutig.  Diese Themen häufen sich bei mir auch. Allgemein ist das Stresslevel sehr hoch. Eine Umfrage in der Schweiz zu Beginn des Jahres hat ergeben, dass fast 40%  der Befragten sagen, dass das Arbeitsklima bei ihnen schlechter ist als im Vorjahr. Über 20% haben sogar gesagt, dass die Produktivität runter gegangen ist.

Aurelia: Konflikte entstehen auf diesem Nährboden schneller und drohen auch rascher zu eskalieren. Zum einen findet Austausch oft nur noch gezielt für konkrete Aufgaben statt. Die gemeinsame Kaffeepause oder das kurze ›Lass uns mal drüber reden‹ aus dem Büro ist gerade erschwert. Und dadurch, dass viele von uns alleine im Home Office sind, fehlt auch oft eine Einschätzung von aussen, à la: so war das doch nicht gemeint oder nimm das doch nicht so ernst. Dann ist man ganz schnell im Strudel der eigenen Gedanken und Geschichten gefangen.

Ben: Ganz ehrlich. Das passiert uns gerade ja auch im Team. Ich kann mich an mindestens 2-3 Situationen erinnern, wo E-Mails falsch verstanden wurden und dann die Gemüter schnell hochkochten. Natürlich konnten wir die Themen besprechen und abräumen. Aber es zeigt, wie schwierig Kommunikation ist, wenn sie rein virtuell ist.

Aurelia: Ja, stimmt. Klar ist es ein riesiger Vorteil, mit E-Mails und Videokonferenzen zu kommunizieren, aber allgemein kann man sagen: wir kommunizieren anders miteinander. Im Online Meeting kann kein echter Augenkontakt hergestellt werden, wir «spüren» das Gegenüber nicht.

Ben: Ja, ich weiss, was du meinst. Das ist eine grundsätzliche Herausforderung bei Online Meetings: wie kann ich mein Gegenüber interpretieren, wenn ich so einen grossen Teil dessen, was Kommunikation ausmacht, nicht mitbekomme Kommunikation läuft ja nicht nur über die Sachebene bzw. das geschriebene oder gesprochene Wort, sondern eben auch nonverbale Ebene, also Mimik, Gestik, Körperhaltung  aber auch auf der Beziehungsebene. Deswegen ist meine Empfehlung: nachfragen, die eigene Interpretation überprüfen und Dinge ansprechen, um Missverständnisse so früh wie möglich zu erkennen.

Aurelia: Aber ist das denn realistisch, dass man jedes Mal, wenn man sich nicht ganz sicher ist, wie man die Reaktion der anderen Person einschätzen kann, nachfragt? Bei dem hohen E-Mail und Meeting aufkommen neigen wir doch eher dazu, einmal leer zu schlucken und zu versuchen, uns keine grossen Gedanken darüber zu machen.

Ben: Naja, in der Regel geht die Rechnung nicht auf, Dinge nicht zu thematisieren respektive führt das mittelfristig zu Resignation seitens der Betroffenen. Aus meiner Sicht ist es insbesondere für Führungskräfte wichtig, Konflikt-Management proaktiv anzugehen und sicherzustellen, dass die Rahmenbedingungen geschaffen sind, um Konflikte frühzeitig zu identifizieren und sie nachhaltig zu lösen. Ganz konkret heisst das: noch mehr Zeit in die Beziehungspflege zu stecken. Dazu gehören regelmässige Einzelgespräche mit Mitarbeitenden, aktives Zuhören oder auch ein informeller Austausch – zum Beispiel per Telefon bei einem gemeinsamen Spaziergang – jeder bei sich.

Aurelia: Sich Zeit füreinander zu nehmen ist ein ganz wichtiges Zeichen von Wertschätzung. Ein anderer Punkt ist, mehr Platz zu machen für Gefühle. Die Pandemie hat bei uns allen starke Gefühle ausgelöst und das spielt oft bei Konflikten mit rein. Wenn Führungskräfte zum Beispiel schwierige Themen ansprechen und vorangehen und ihre eigenen Gefühle und Befindlichkeiten dazu äussern, macht es das dem Rest des Teams einfacher, selbst über ihre Gefühle zu sprechen und was sie beschäftigt. Und das wiederum führt dazu, dass potentielle Missverständnisse schneller angesprochen werden und Konflikte weniger lange im Dunklen brodeln. Allerdings bedeutet das für viele ein grosses Umdenken der eigenen Rolle – und nicht alle wollen das.

Ben: Ich meine, man kann das lernen. Ich bin selbst nicht der expressivste Typ, wenn es darum geht, meine Befindlichkeit mitzuteilen, aber ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, bei  Team-Meetings mehr zu teilen, wie es mir tatsächlich geht.

Jetzt haben wir uns viel mit der Frage beschäftigt, wie Konflikte frühzeitig thematisiert werden können und welche Rolle eine Führungsperson dabei einnimmt. Hast du noch einen Tipp, wie man damit umgeht, wenn ein Konflikt tatsächlich eskaliert ist ?

Aurelia: Also grundsätzlich bin ich der Meinung, dass Konflikte niemals per E-Mail oder Chat geklärt werden sollten. Die Wahrscheinlichkeit, dass meine Worte anders beim Gegenüber ankommen, als sie gemeint waren, ist einfach zu hoch! Ich bin vor Kurzem über einen recht simplen und aus meiner Sicht sehr überzeugenden Ansatz gestolpert, der bei der Konfliktlösung helfen kann – ganz egal, ob virtuell oder nicht.

• Ich suche Klärung in mir: was bedeutet der Konflikt für mich? Was triggert die Person in mir? Hat das was mit der Person zu tun oder nur mit mir?
• Wir haben ja vorher darüber gesprochen, dass viele Missverständnisse entstehen, weil wir unser Gegenüber nicht so einfach wie vorher lesen können. Dieser erste Schritt hilft, sich nicht sofort angegriffen zu fühlen, sondern erstmal bei sich selbst nachzuforschen, was mich da eigentlich stört.
• Wenn es was mit der anderen Person zu tun hat, dann suche ich den Kontakt, und arbeite an einer Lösung

Wichtig ist, dass ich bei dem Gespräch immer bei mir bleibe, also bei meiner Wahrnehmung (ich nehme das so wahr, ich fühle mich dabei so, ich wünsche mir …)

• Wenn das zu keiner Lösung führt, dann suchen wir aus dem Team eine Unterstützung in Form von Gesprächsmoderation. Das kann der oder die Vorgesetzte sein, muss aber nicht.

Ben: Das klingt sehr spannend. Auch die Frage, ob in jeden Konflikt die Führungskraft miteinbezogen werden muss oder soll.

Aurelia: Ja, stimmt. Ich finde hier besonders gut, dass man erstmal in die Klärung mit sich selbst geht. Denn das passiert oft nicht ausreichend. Besonders, wenn wir uns angegriffen fühlen, reagieren wir oft unüberlegt und antworten dann zu schnell.

Ben: Was sind denn dann unsere Key Take-Aways von heute?

Aurelia: Ich nehme mir diese 3 Punkte mit:

• In der virtuellen Welt kommt es leichter zu Missverständnissen, deswegen lieber nachfragen, wie etwas zu verstehen ist
• Noch mehr Raum für persönlichen Austausch schaffen – in Einzelgesprächen und im Team
• Bestehende Konflikte zuerst mit sich selbst klären und dann erst auf die andere Person zugehen

Ben: Wunderbar, somit sind wir am Ende des Podcasts. Gibt es etwas, was wir uns auch für impakt360 daraus mitnehmen können?

Aurelia: Unsere Teambespechungen finden ja derzeit virtuell statt. Auch unsere monatlichen Virtual Coffees, also unsere 1-stündige Teamkaffepause wenn man so will, machen wir aus unseren Zimmern. Warum machen wir nächstes V.C nicht als einen gemeinsamen Spaziergang?

Ben: Ah, gute Idee. Lass uns Alberto fragen, ob er seine kleine Tochter mitnehmen möchte.

Aurelia: Oh ja, und ich nehme den Nachbarhund mit.